Система электронного документооборота необходима руководству организации для эффективного менеджмента через контроль дисциплины и управление документацией из любой точки. Руководителям подразделений – для производительной работы, автоматизации работы, высвобождения времени для творческой работы, сокращения затрат.
Сотрудникам ИТ-службы – для внедрения удобного администрирования с возможностью самостоятельного развития на базе обычной платформы. Предоставляемая системой DocSpace разноуровневая отчетность позволяет управлять бизнесом более эффективно, адекватно реагируя на происходящее, контролируя выполнение процессов. В систему документооборота включены функции для формирования отчетности, анализа накопленных данных, своевременного информирования.
Какие функции включает СЭД?
Функции включают, доступный через веб-интерфейс, мониторинг с цветными индикаторами, отчет о поручении руководства, отчетность по договорам по статусу, контрагенту. Отчетность по исполнительской дисциплине, журнал регистрации внутренних, исходящих, входящий документов. Здесь обеспечена возможность сохранения отчетов. Кроме обычных отчетов, реализуются массивы данных, расчет дополнительных показателей, специализированные отчеты, динамические отчеты с применением OLAP-технологий. Доступ к функциям производится через инструменты анализа, веб-браузер или через портал организации. Внедрение коробочной системы DocSpace обеспечивает преимущества: качественный и быстрый мониторинг предприятия, подразделений, сотрудников, уменьшение трудозатрат и сокращение времени на формирование отчетности. Ведь даже результаты инвентаризации можно будет получить электронно!
Какие преимущества дает СЭД?
Автоматизация регистрации исходящих и входящих документов организации на основе СЭД обеспечивает порядок в документах, является основой для сокращения временных затрат и эффективного документооборота организации, залогом надежных коммуникаций. Применение СЭД позволяет удобно и быстро регистрировать документы организации: регистрационный номер формировать автоматически, набором реквизитов описывать документ, проверять на дублирование при регистрации, печатать и извлекать штрих-код, регистрировать документы со сканера, создавать документы на основе существующего или по шаблону, не допускать регистрацию без заполнения полей, контролировать исполнение, направлять документы по маршруту с указанием ответственных за исполнение.